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Circulaire
du 24 décembre 2002
Paris, le 24 décembre 2002.
Le Premier ministre à Mesdames et Messieurs les ministres
et secrétaires d'Etat
Occupant une place essentielle dans de nombreux secteurs
de la vie sociale, les associations sont fréquemment
conduites à compléter l'action menée
par les pouvoirs publics, inspirant même à
ces derniers de nouvelles formes d'intervention.
Afin que cette action commune puisse prendre la forme d'un
véritable partenariat, il convient de donner un cadre
clair et efficace aux relations financières qu'entretiennent
l'État ou les établissements publics placés
sous sa tutelle avec les organismes à caractère
associatif.
Les procédures régissant l'octroi des subventions
sont au cœur de ces relations. Un effort a été
engagé, depuis plusieurs années, afin d'aménager
ces procédures de façon à ce qu'elle
répondent tant au souci des associations, qui souhaitent
davantage de simplicité et de rapidité dans
l'attribution des subventions, qu'aux préoccupations
de l'État, qui doit s'assurer que cette attribution
se fait au regard d'objectifs cohérents avec la politique
menée par le Gouvernement et répond à
des exigences de bonne gestion.
Il convient désormais de définir les modalités
d'un cadre de gestion commun aux ministères, permettant
tout à la fois d'harmoniser les conditions d'instruction
des demandes de subvention et d'unifier le suivi de leur
gestion. Tel est l'objet de la présente circulaire.
Afin de donner sa pleine efficacité au cadre défini,
je vous invite en outre :
- à assurer le plus souvent possible une évaluation
des projets et des actions subventionnées, évaluation
d'ores et déjà obligatoire pour les conventions
pluriannuelles d'objectifs régies par ma circulaire
du 1er décembre 2000 ;
- à soumettre l'ensemble des demandes de subvention
présentées à votre ministère
à une instance collégiale unique qui disposera
d'une vision globale lui permettant de s'assurer de la cohérence
des diverses actions subventionnées ;
- à désigner, tant au niveau central que déconcentré,
et dans des conditions adaptées au contexte particulier
des services concernés, un ou plusieurs fonctionnaires
qui seront les interlocuteurs référents des
associations, tant pour l'instruction des demandes de subvention
que pour le contrôle de leur utilisation.
1. Les modalités d'attribution
des subventions
Pour bénéficier d'une subvention de l'Etat,
une association formule une demande. Cette dernière
doit entrer dans le champ de la politique d'intervention
de l'administration concernée.
La subvention peut être versée même en
l'absence de texte législatif ou réglementaire
particulier.
1.1. Le dossier de demande de subvention
Dans un souci de simplification, un dossier commun de demande
de subvention est désormais prévu pour l'ensemble
des administrations de l'Etat (cf. annexe 1, consultable
sur le site internet www.cosa.gouv.fr de la commission pour
les simplifications administratives). Les collectivités
territoriales sont encouragées à s'en inspirer
et à y recourir, en particulier lorsqu'elles financent
des actions conjointement avec les services de l'Etat ou
leurs établissements.
Les éléments à transmettre à
l'appui du dossier varient selon qu'il s'agit d'une première
demande ou d'un renouvellement, ainsi que selon le montant
de la subvention demandée.
S'agissant d'une première demande, et jusqu'au seuil
fixé à 23 000 Euros par le décret n"
2001-495 du 6 juin 2001 pris en application de l'article
10 de la loi n" 2000-321 du 12 avril 2000 et relatif
à la transparence financière des aides octroyées
par les personnes publiques, aucune pièce comptable
n'est à joindre à l'appui du dossier dûment
rempli ; au-delà de ce seuil, la production des derniers
comptes approuvés est notamment demandée.
Le premier dossier déposé sert de base à
la constitution, chez chaque gestionnaire et pour chaque
association, d'un dossier permanent.
S'agissant d'un renouvellement de la subvention, l'association
est dispensée de reproduire les renseignements et
documents figurant dans son dossier permanent de demande
de subvention, déjà constitué, mais
doit en revanche produire un compte rendu d'activité
comprenant un compte rendu financier ou les derniers comptes
approuvés. Ces éléments doivent permettre
l'évaluation de l'action déjà subventionnée
(cf. point 2.2).
Aucun service de l'Etat ne peut exiger d'autres documents
que ceux prévus dans ces dossiers.
1.2. L'instruction du dossier et la décision attributive
de subvention
L'annexe 2 précise les modalités d'instruction
des demandes de subventions.
Dans un souci à la fois de bonne gestion administrative
et de préservation des intérêts légitimes
des associations, il importe que les délais d'instruction
des dossiers et de notification des décisions
soient les plus brefs possibles. Ceci est particulièrement
vrai pour les dossiers dont les plans de financement font
apparaître des cofinancements.
Le service gestionnaire élabore le projet de décision
attributive de subvention en veillant à ce qu'il
intègre l'objectif de cohérence financière.
Les décisions attributives de subvention doivent
prévoir des modalités adaptées de suivi
permettant de contrôler la bonne utilisation des deniers
publics.
Le versement d'une nouvelle subvention est toujours subordonné
à la vérification de la réalisation
des actions subventionnées antérieurement.
Il appartient à l'administration d'arrêter
la forme de l'acte juridique appelé à servir
de support à la décision de subvention, arrêté
ou simple décision.
Toutefois, lorsque le montant annuel de la subvention dépasse
le seuil de 23 000 Euros, le service gestionnaire est tenu,
en application des dispositions de l'article 10 de la loi
du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs
relations avec les administrations, d'établir une
convention avec l'association.
Comme l'ont précisé la circulaire du 1er décembre
2000 précitée relative aux conventions pluriannuelles
d'objectif ainsi que certaines circulaires particulières,
les conventions doivent pouvoir être pluriannuelles,
dès lors qu'elles apparaissent plus aptes à
renforcer l'efficacité globale du financement que
le système de la convention annuelle.
De manière générale, il est recommandé
de désigner, tant au niveau central que déconcentré
et dans des conditions concrètes adaptées
au contexte particulier de l'administration considérée,
le ou les interlocuteurs référents des associations
pour l'instruction des demandes de subvention ainsi que
pour le contrôle de leur utilisation, et de confier
la sélection définitive de la demande à
une instance (commission, comité) disposant d'une
vision globale lui permettant de procéder aux vérifications
de cohérence nécessaires à la validation
des propositions de subventions.
1.3. Le cas particulier du multisubventionnement
En principe, il est interdit à un service gestionnaire
déterminé d'allouer à une même
association, au cours d'un même exercice budgétaire,
plusieurs subventions ayant le même objet.
Cette interdiction ne concerne pas les dispositifs mis en
place par plusieurs services gestionnaires et visant au
subventionnement conjoint ou concerté d'une même
association.
L'octroi de subventions par des ordonnateurs différents
conduisant à des politiques d'interventions distinctes
au profit d'une même association et pour un même
objet, au cours du même exercice budgétaire,
est autorisé dès lors que cette action est
coordonnée entre les ordonnateurs.
2. Le suivi des subventions
2.1. Le suivi budgétaire des subventions
Les crédits de subvention ne peuvent être engagés
et ordonnancés que dans la limite des crédits
disponibles.
Une gestion efficace des enveloppes de crédits de
subvention doit conduire les services gestionnaires à
mettre en place des tableaux de bord et à renforcer
les instruments de pilotage. Ces tableaux de bord permettent,
à partir de la situation consolidée des engagements
pris à l'échelle du ministère, d'évaluer
le volume des engagements nouveaux susceptibles d'être
autorisés.
Dans le cas de crédits délégués
aux services déconcentrés et aux établissements
publics de l'Etat, la méthode de programmation des
engagements doit permettre de suivre, dès le début
de l'exercice :
- le montant des autorisations d'engagement à déléguer
pour couvrir les engagements annuels de l'Etat au plan local
;
- le montant, évalué en année pleine,
des dépenses qui résultent directement de
l'application de dispositions législatives et réglementaires
;
- le montant des dépenses engagées en vertu
des décisions antérieures.
Cet exercice s'accompagnera d'une mise en place des délégations
de crédits en tout début d'année.
2.2. Le suivi de l'utilisation des subventions
L’utilisation de la subvention par l'association fait
l'objet d'un contrôle systématique :
- la subvention doit être utilisée conformément
à l'objet pour lequel elle a été accordée
;
- l'emploi des fonds reçus doit pouvoir être
justifié.
À l'issue des contrôles, la subvention non
employée ou dont l'emploi n'a pas été
conforme à son objet doit être reversée
au Trésor public.
Si son renouvellement est demandé, il convient d'examiner
avec un soin particulier la justification de ce renouvellement,
tant dans son principe qu'en ce qui concerne le montant
de la subvention.
Plus généralement, lorsqu'il est procédé
à une évaluation des conditions d'emploi des
subventions versées, les résultats de cette
évaluation doivent servir de base à un examen
portant sur l'opportunité d'une reconduction de la
subvention et sur une éventuelle révision
de son montant.
Ma circulaire du 15 janvier 1988 ainsi que les circulaires
n° 1 B-142 du 1er février 1988 des ministres
chargés de l'économie et de la réforme
de l'Etat et n° 88-104-B 1 du 5 septembre 1988 du ministre
chargé de l'économie relatives aux associations
bénéficiaires de financements publics sont
remplacées par la présente circulaire et ses
annexes.
Les modalités d'application de la présente
instruction feront l'objet d'une évaluation à
compter de la seconde année de leur entrée
en vigueur.
Je vous demande de bien vouloir assurer la plus large diffusion
de cette circulaire à vos services déconcentrés
ainsi qu'aux organismes et
établissements publics relevant de votre tutelle.
JEAN-PIERRE RAFFARIN
ANNEXE 2
MODALITÉS D'INSTRUCTION DES DEMANDES
DE SUBVENTION
Le processus décrit ci-après vise un double
objectif de cohérence de l'action administrative
et de simplification des relations entre celle-ci et les
partenaires associatifs.
Les procédures d'attribution et de versement des
subventions de l'Etat aux associations y sont précisées
selon l'ordre des principales étapes :
- le dossier présenté par une association
;
- le rôle de l'autorité administrative dans
l'instruction du dossier et l'acte attributif de subvention
;
- le contrôle de l'emploi de la subvention ;
- l'évaluation :
- le suivi budgétaire des crédits d'intervention
;
- les modalités d'engagement comptable et de paiement
des subventions.
1. Le dossier de demande de subvention
L'instruction des dossiers de demande de subvention permet
d'effectuer les vérifications nécessaires
à la garantie d'une bonne utilisation des crédits
d'intervention.
1.1. L'association fait une demande de subvention auprès
de l'administration concernée
II convient, chaque fois que possible, de procéder,
préalablement au dépôt d'un dossier
de subvention, à un examen du projet de l'association,
en vue de vérifier si celui-ci peut être éligible.
À ce stade, il s'agit uniquement, pour l'administration,
de vérifier la cohérence de la demande avec
la politique d'intervention qu'elle s'est fixée ainsi
que la nécessaire crédibilité du projet.
Dans le cas contraire, la poursuite de l'instruction de
la demande de subvention ne pourra être conduite par
l'administration saisie mais cette dernière pourra
cependant, le cas échéant, orienter l'association
vers un autre service de l'Etat susceptible d'être
concerné, une autre collectivité ou un autre
organisme, public ou privé, pour donner suite à
sa demande.
1.2. Les éléments du dossier de demande
de subvention : le dossier unique
Chaque administration concernée met le dossier commun
de demande de subvention à disposition des associations
par les moyens appropriés, notamment en ligne sur
les sites publics. Ce dossier commun est d'ores et déjà
téléchargeable sur le site de la commission
pour les simplifications administratives à l'adresse
suivante : www.cosa.gouv.fr.
Il permet à l'association, candidate au bénéfice
d'une subvention, de justifier qu'elle remplit les conditions
générales et particulières posées
par les textes en vigueur concernant l'attribution des subventions
de l'Etat.
Le dossier commun de demande de subvention comporte les
informations suivantes :
Les éléments d'identification de l'association
:
- la preuve de son existence : référence de
la publication de l'extrait de la déclaration au
Journal officiel ou de ses modifications ;
- ses activités et ses moyens humains ;
- la composition des organes dirigeants (composition du
bureau et du conseil d'administration, nombre de dirigeants
rémunérés et montant de ces rémunérations)
;
Le budget prévisionnel de l'association : il doit
reprendre la nomenclature du plan comptable général
rendue obligatoire par le règlement n° 99-01
du 16 février 1999 relatif aux modalités d'établissement
des comptes des associations et fondations pour celles qui
y sont soumises ;
Lorsque la demande de subvention concerne une action déterminée
:
- descriptif de l'action :
- budget prévisionnel de l'action. Une évolution
du périmètre de l'action nécessite
la présentation d'un plan de financement modifié.
Cela n'entraîne pas la confection d'un budget modificatif
de l'association soumis à approbation ;
Des pièces à joindre :
Lors d'une première demande :
- quel que soit le montant de la subvention, la copie des
statuts de l'association ;
- lorsque la subvention sollicitée est inférieure
ou égale au seuil fixé par le décret
n° 2001-495 du 6 juin 2001 portant application de la
loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits
des citoyens dans leurs relations avec les administrations
(23 000 Euros) : aucune pièce comptable n'est à
produire à l'appui du dossier de subvention dûment
rempli ;
- lorsque la subvention sollicitée est supérieure
à ce seuil : les derniers comptes annuels approuvés
(présentés conformément au règlement
n° 99-01 du 16 février 1999 relatif aux modalités
d'établissement des comptes des associations et fondations
pour celles qui y sont soumises), accompagnés du
rapport d'activité et du rapport du commissaire aux
comptes lorsqu'elle est dans l'obligation légale
d'y recourir aux termes des dispositions de l'article L.
612-4 du code de commerce.
Lors du renouvellement d'une demande et quel que soit le
montant de la subvention sollicitée (lorsque ces
documents n'auront pas été transmis de façon
indépendante) :
- le compte rendu financier des subventions perçues
l'année précédente pour le même
objet ;
- les derniers comptes approuvés ainsi que le rapport
d'activité : lorsque la demande et l'attribution
de la subvention interviennent avant l'approbation des comptes
relatifs à l'année N-l, ce sont les comptes
approuvés de l'exercice N-2 qui seront transmis (s'ils
ne l'ont pas été préalablement pour
être versés au dossier permanent) ;
- statuts : seules les modifications intervenues sont à
produire à l'appui de la demande.
L'examen de la situation financière de l'association
par les services gestionnaires intervient, notamment, à
partir de l'étude des éléments tirés
du dossier :
- les ressources propres de l'association (montant des cotisations
et nombre de cotisants, dons, rémunérations
des services rendus avec indication des tarifs pratiqués)
;
- l'effectif du personnel salarié et le niveau des
rémunérations les plus importantes (salariés
et dirigeants);
- le montant de la subvention sollicitée rapporté
au montant du budget total (montants et %) ;
- la situation de la trésorerie et, s'il y a lieu,
révolution du fonds de roulement ;
- lorsque cela est utile, la valorisation des activités
bénévoles.
Cet examen peut être réalisé à
partir d'un tableau synthétique des chiffres clés
ou d'un logiciel spécifique d'aide à l'analyse
financière des associations.
L'administration qui accorde la subvention veille à
une utilisation conforme à leur objet des fonds publics
alloués. Elle se montre particulièrement vigilante
sur le niveau de rémunération des dirigeants,
surtout lorsqu'il s'agit d'associations largement subventionnées.
Le mode " déclaratif " avec certification
des informations communiquées est retenu pour l'élaboration
des dossiers. Il repose sur le principe selon lequel l'association
s'engage sur la véracité des informations
ainsi transmises.
Dans ce cadre, en application du décret n° 2001-452
du 25 mai 2001 relatif aux simplifications des démarches
et formulaires administratifs, il conviendra de s'abstenir
de réclamer directement à l'association les
justificatifs des financements demandés et obtenus
des autres services de l'Etat, collectivités territoriales,
établissements ou organismes publics. Une déclaration
sur l'honneur mentionnant de manière précise
les références des financeurs concernés
tiendra lieu de justificatif.
1.3. Le dossier "permanent"
Le nombre et la nature des documents à joindre à
l'appui du dossier de demande de subvention varient en fonction
de la demande (première demande ou renouvellement)
et du montant de la subvention allouée.
Ils servent de base à la constitution, chez chaque
gestionnaire, d'un dossier " permanent
" pour chaque association, lequel repose sur l'octroi
d'une subvention.
En effet, une gestion dans la durée des relations
de l'administration avec les associations partenaires de
l'Etat est amenée à remplacer les procédures
fondées sur une simple prise en charge des demandes.
Cela implique que les services gestionnaires organisent
la gestion des dossiers des associations bénéficiant
de concours financiers en se fondant sur le principe d'un
dossier " permanent " qui retrace
l'ensemble des relations que l'association a entretenu et
entretient dans le cadre de ce partenariat.
Ce dossier, ouvert au nom de l'association dès la
première subvention allouée, a vocation à
rassembler tous les documents fournis par l'association,
en vue de leur conservation par l'administration.
Sa constitution permet d'éviter de demander plusieurs
fois les mêmes pièces ou documents probants
dont la validité est permanente (sauf modifications
que l'association est tenue de notifier à l'administration).
Les documents versés au dossier permanent permettront
notamment de répondre, s'il y a lieu, aux dispositions
de la loi du 12 avril 2000 précitée (art.
10, alinéa 5) obligeant l'administration qui accorde
une subvention à communiquer à toute personne
qui en fait la demande le budget et les comptes de l'association
subventionnée, ainsi que la convention de financement
et le compte rendu financier de la subvention qui s'y rattachent.
2. L'acte attributif de la subvention
Conformément à l'article 33 du décret
n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement
général sur la comptabilité publique,
c'est la décision individuelle d'attribution de subvention
qui, après intervention préalable des contrôles
réglementaires et production des pièces justificatives,
permet le versement de la subvention à l'association.
Sauf dispositions réglementaires contraires, il n’est
pas obligatoire que l'acte attributif intervienne avant
le début de l'exécution par l'association
de l'action subventionnée.
2.1. L'arrêté attributif ou la décision
attributive de subvention
Jusqu'au seuil fixé par le décret n° 2001-495
du 6 juin 2001 portant application de la loi du 12 avril
2000 (23000 Euros), la décision d'attribution de
subvention sous forme d'arrêté, de délibération
ou de décision est à privilégier.
2.2. La convention
La loi du 12 avril 2000 précitée impose de
conclure une convention lorsque le montant annuel de la
subvention dépasse le seuil précédemment
cité (23 000 Euros).
Toute modification des conditions ou modalités d'exécution
d'une convention doit être définie d'un commun
accord entre les parties et faire l'objet d'un avenant à
la convention. Les éléments modificatifs introduits
par voie d'avenant ne doivent pas remettre en cause les
objectifs généraux des projets ou actions
inscrits à la convention.
II convient de prévoir une clause selon laquelle,
en cas de non-respect par l'une ou l'autre des parties des
engagements inscrits dans la convention, celle-ci pourra
être résiliée de plein droit par une
des parties dans un délai de trois mois suivant l'envoi
d'une lettre recommandée avec accusé de réception
valant mise en demeure.
2.2.1. Les conventions annuelles
Dès lors que la convention conclue sur une base annuelle
mentionne clairement l'exercice budgétaire de référence,
l'imputation budgétaire (section budgétaire
et chapitre) et le montant de la participation de l'Etat,
elle vaut en elle-même engagement financier de l'Etat,
sans qu'il soit nécessaire de la compléter
par un arrêté attributif ou une décision
attributive.
L'administration peut, dans la convention de financement,
assortir le versement de la subvention imputée sur
son budget de conditions particulières (portant notamment
sur le calendrier des paiements).
Si l'association n'est jamais tenue d'accepter ces conditions,
le refus de sa part de s'y conformer peut conduire l'administration
à ne pas donner suite à la demande ou à
ne pas renouveler une subvention, sur la base de son pouvoir
discrétionnaire.
Une convention annuelle peut être conclue pour une
période déterminée qui peut être
à cheval sur deux années civiles.
La convention conclue pour une durée déterminée
est caduque à l'arrivée du terme prévu.
Lorsque l'administration décide, à la demande
de l'association, de lui verser une nouvelle subvention,
elle est tenue de le faire dans le cadre d'une nouvelle
convention de financement.
2.2.2. Les conventions pluriannuelles
Le recours aux conventions pluriannuelles d'objectif sera
préféré aux conventions conclues sur
une base annuelle, dès lors que l'Etat souhaite inscrire
ses relations avec une association dans la durée.
Ce dispositif de conventions s'accompagne de modalités
spécifiques d'avance sur subvention (50% du montant
de la subvention annuelle susceptibles d'être versés
avant le 31 mars de chaque année, sur demande de
l'association et sauf refus motivé, notamment eu
égard à la situation de trésorerie
de l'organisme). Ces conventions prévoient également
des modalités spécifiques d'évaluation
et de suivi des projets ou actions subventionnés
par l'Etat.
Lorsque l'administration conclut une convention pluriannuelle
d'objectifs, elle est tenue, en dehors de la subvention
initiale correspondant à la première année
d'exécution, d'organiser le versement pour les années
suivantes. Les pièces à produire par l'association
sont celles prévues à l'article 10 de la loi
du 12 avril 2000 et par la circulaire du Premier ministre
du 1er décembre 2000. En fin de convention, les projets
ou actions réalisés sont évalués
dans les conditions fixées en annexe de la convention.
2.3. La notification de la subvention
Il importe que toute décision d'attribution ou de
refus d'attribution d'une subvention soit notifiée
à l'association intéressée.
3. Le contrôle de l'emploi de la
subvention
L'association qui reçoit une subvention de l'Etat
doit pouvoir justifier en permanence de l'emploi des fonds
reçus auprès de l'administration qui a accordé
la subvention et, le cas échéant, auprès
des autorités de contrôle. À ce titre,
elle est tenue de présenter, en cas de contrôle
de l'administration exercé sur place, les pièces
justificatives des dépenses et tous autres documents
dont la production est jugée utile au contrôle
de l'utilisation de la subvention conformément à
son objet. Le refus de communication entraîne la suppression
de la subvention (décret-loi du 2 mai 1938, article
14).
Le service gestionnaire qui accorde la subvention est tenu
de vérifier que celle-ci est utilisée conformément
à son objet.
Ce contrôle est effectué à partir des
documents transmis par l'association au plus tard le dernier
jour du sixième mois qui suit la clôture de
l'exercice au titre duquel la subvention a été
allouée :
- le compte rendu financier (prévu par la loi n°
2000-321 du 12 avril 2000) établi par l'association
dès lors que la subvention est affectée à
une dépense déterminée ;
- dans tous les cas, les comptes approuvés ainsi
que le rapport d'activité.
Tout refus de communication ou toute communication tardive
entraînera la mise en œuvre des sanctions concernant
le contrôle de l'utilisation de la subvention.
Toute subvention non employée ou employée
non conformément à son objet sera reversée
au Trésor public.
Lorsque des dispositions législatives et réglementaires
soumettent une association à l'obligation d'établissement
et de production de comptes annuels, ces derniers sont établis
conformément au plan comptable général,
dans les conditions prévues par le règlement
n° 99-01 du 16 février 1999 du comité
de la réglementation comptable relatif aux modalités
d'établissement des comptes annuels des associations
et fondations, homologué par l'arrêté
interministériel du 8 avril 1999.
Tel est le cas des associations qui ont une activité
économique (articles L. 612-1 et L. 612-2 du code
de commerce).
Mais aussi, par exemple :
- des fédérations sportives ;
- des associations reconnues d'utilité publique ;
- des associations exerçant une activité commerciale
;
- des associations contrôlées par un commissaire
aux comptes à titre facultatif ;
- des associations qui bénéficient d'un financement
public annuel (toutes collectivités publiques confondues)
atteignant 150 000 Euros (article L. 612-4 du code de commerce
et décret n° 2001-379
du 30 avril 2001);
- des associations qui émettent des valeurs mobilières
ou titres associatifs (article L. 213-15 du code monétaire
et financier).
4. L'évaluation
La circulaire du Premier ministre du 1er décembre
2000 relative aux conventions pluriannuelles d'objectifs
prévoit que " en complément des dispositions
prévues par les lois et règlements applicables
en matière de contrôle, une politique d'évaluation
et de suivi des projets ou actions financés par l'Etat
est mise en œuvre dans le cadre de ce nouveau dispositif
".
L'évaluation n'est pas à confondre avec les
contrôles qu'exerce l'administration sur les conditions
de l'utilisation des deniers publics.
L'évaluation vise à améliorer l'efficacité
et l'efficience d'un projet ou d'une action grâce
à un diagnostic établi à partir d'indicateurs
définis lors de rétablissement de la convention
et figurant en annexe de celle-ci. Elle permet de comparer
les résultats aux objectifs et de porter un jugement
sur les prolongements susceptibles d'être apportés
à la convention, y compris celui de la conclusion
d'une nouvelle convention.
Pour les dirigeants des associations, l'évaluation
constitue un outil d'aide à la décision grâce
à la mesure de l'impact des actions ou des interventions
évaluées. C'est à partir de l'évaluation
que des axes d'amélioration peuvent être définis.
Les principes selon lesquels ces projets ou actions doivent
faire l'objet d'une évaluation ont été
définis dans un guide (1) établi par la délégation
interministérielle à l'innovation sociale
et à l'économie sociale (DIES), en étroite
concertation avec les services de l'Etat et les représentants
des mouvements associatifs. Ce guide est décliné
par ministère pour prendre en compte les spécificités
de leurs politiques d'intervention.
Il appartient aux administrations signataires de définir,
sur la base de ce guide, et pour chaque convention, les
modalités d'évaluation et de suivi applicables.
Celles-ci sont inscrites dans la convention elle-même.
5. Le suivi budgétaire des crédits
d'intervention
Les crédits de subvention ont un caractère
limitatif (article 11 de l'ordonnance n°59-2 du 2 janvier
1959 et article 9 de la loi organique n° 2001-692 du
1er août 2001). Ils ne peuvent être engagés
et ordonnancés que dans la limite des crédits
disponibles. Le suivi des dépenses engagées
à ce titre est effectué par les services de
l'administration centrale mais également par les
fonctionnaires des services déconcentrés,
organismes ou établissements publics pour les dépenses
qu'ils engagent sur les crédits qui leur sont délégués.
Il est indispensable que les services d'administration centrale
suivent, à partir des situations périodiques
transmises par les services déconcentrés,
le montant des dépenses engagées et payées
par lesdits services.
La méthode de suivi des engagements doit permettre
de connaître :
- le montant des dépenses résultant d'engagements
juridiques antérieurs ;
- le montant évalué en année pleine
des dépenses qui ont un caractère répétitif
;
- le montant, évalué en année pleine,
des dépenses qui résultent directement de
l'application de dispositions législatives et réglementaires
;
- le montant des délégations de crédits
accordées dès le début de l'année
aux fonctionnaires des services déconcentrés
pour couvrir les dépenses récurrentes ainsi
que celles résultant d'engagements juridiques antérieurs
pris par l'Etat au niveau déconcentré.
D'une manière générale, il ne pourra
être donné suite à une demande de subvention
que pour autant que la programmation budgétaire réalisée
en année pleine, tous engagements financiers confondus,
laissera apparaître un disponible en crédits
suffisant pour autoriser ce nouvel engagement financier
de l'Etat à l'égard du tiers associatif demandeur.
Cette programmation fine est d'autant plus nécessaire
que les conventions pluriannuelles d'objectifs précitées
se développent.
Pour une gestion efficace des enveloppes de crédits
de subvention, les services gestionnaires doivent mettre
en place ou renforcer les instruments de pilotage et de
tableau de bord permettant d'évaluer, à partir
de la situation consolidée des engagements juridiques
existant à l'échelle du ministère,
le volume des engagements nouveaux susceptibles d'être
autorisés tant au niveau central que déconcentré,
compte tenu des crédits disponibles. Cette gestion
maîtrisée suppose que soit mis en place un
" plan de financement associatif annuel " calibré
sur les crédits de l'année. La construction
de ce plan de financement doit dégager des moyens
permettant à l'administration de faire face à
des dépenses imprévues et n'autoriser aucun
engagement en terme de subvention qui ne serait pas couvert
en année pleine par les crédits ouverts au
titre de l'exercice considéré.
6. Les modalités d'engagement comptable
et de paiement des subventions
6.1. L'engagement comptable
6.1.1. Le dossier d'engagement
Dans le cadre d'un engagement spécifique, les pièces
figurant au dossier de demande de subvention sont à
produire à l'appui de rengagement comptable.
Dans le cadre d'un engagement global, les pièces
justificatives ne sont pas à joindre à l'appui
de la proposition d'engagement comptable ; celle-ci est
accompagnée soit d'un état prévisionnel,
soit d'une liste de bénéficiaires, soit encore
d'un compte rendu de comité d'attribution des aides
lorsque ce dernier existe.
6.1.2. Le montant de rengagement comptable
Dans le cadre d'un engagement spécifique, il est
égal au montant de la subvention figurant dans l'acte
attributif pour l'année considérée.
Dans le cadre d'un engagement global, il est égal
à celui figurant dans l'état récapitulatif
transmis à l’appui de la proposition d'engagement.
Nota. - Lorsque le calendrier d'exécution d'une convention
annuelle dépasse le cadre de l'année civile,
et que le calendrier des paiements prévoit un dernier
versement en gestion N1, l’engagement comptable correspond
néanmoins à la totalité du montant
de la subvention inscrit dans l'acte attributif.
6.2. Le paiement des subventions
Le paiement des subventions intervient soit sous forme d'un
versement unique, qui peut être réalisé
dès la notification de la décision attributive,
soit par versements échelonnés suivant un
calendrier fixé dans la décision attributive.
Conformément aux dispositions de l'article 33 du
décret du 29 décembre 1962 portant règlement
général sur la comptabilité publique,
le paiement de la subvention est réalisé par
le comptable assignataire sur production par l'ordonnateur
de la décision attributive (convention, arrêté
ou décision), sauf si des textes particuliers ou
la décision attributive elle-même subordonnent
le règlement de la dépense à d'autres
conditions.
7. L'archivage des dossiers
Sous réserve des règles qui s'appliquent à
la conservation des documents comptables, les dossiers des
associations ayant bénéficié d'une
subvention de l'Etat doivent faire l'objet d'une procédure
d'archivage. L'article 4-1 du décret n° 79-1037
du 3 décembre 1979 relatif à la compétence
des services d'archives publics et à la coopération
entre les administrations pour la collecte, la conservation
et la communication des archives publiques pris en application
de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives
prévoit que " les catégories d'informations
destinées à la destruction ainsi que les conditions
de leur destruction sont fixées par accord entre
l'autorité qui les a produites ou reçues et
l'administration des archives ". En conséquence,
les délais et les conditions générales
d'archivage des dossiers doivent faire l'objet d'un protocole
conclu avec la mission des archives nationales de chaque
département ministériel.
(I) Ce guide peut être consulté sur le site
du Premier ministre à l’adresse : www.vie-associative.gouv.fr
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