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Cet article a été publié au numéro
179 du mois de Septembre 2008
La loi du 15 juillet 2008 a profondément remodelé le régime juridique des archives (1) et facilite la consultation des archives publiques, ce qui devrait simplifier grandement le travail d’investigation.
Sont considérées comme archives l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité.
Les archives publiques sont les documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées de la gestion d’un service public, dans le cadre de leur mission de service public, ainsi que les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels (notaires, huissiers, etc). Les actes et documents des assemblées parlementaires relèvent par contre d’un régime particulier (2).
L’ensemble des documents qui ne relève pas de cette définition sont considérées comme des archives privées.
Les archives publiques sont imprescriptibles
Cela signifie qu’elles ne peuvent faire l’objet d’une appropriation privée (3) et que leur détention ou leur mise en vente peut relever de qualifications pénales.
La communication des archives publiques
Le code du patrimoine pose le principe selon lequel les archives publiques sont communicables de plein droit et donc librement accessibles (4). Il organise ensuite un certain nombre de restrictions à cette libre accessibilité, le délai d’accessibilité étant plus ou moins long.
1°. Délai de 25 ans
Archives accessibles à l’expiration d’un délai de 25 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier :
a) Documents dont la communication porte atteinte au secret des délibérations du Gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif, à la conduite des relations extérieures, à la monnaie et au crédit public, au secret en matière commerciale et industrielle, à la recherche par les services compétents des infractions fiscales et douanières ou au secret en matière de statistiques sauf lorsque sont en cause des données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportements d’ordre privé mentionnées aux 4° et 5° infra.
b) Les avis du Conseil d’État et des juridictions administratives, les documents de la Cour des comptes et des chambres régionales des comptes, les documents d’instruction des réclamations adressées au Médiateur de la république, les documents préalables à l’élaboration du rapport d’accréditation des établissements de santé et les rapports d’audit des établissements de santé.
c) Documents élaborés dans le cadre d’un contrat de prestation de services exécuté pour le compte d’une ou de plusieurs personnes déterminées, sauf si ces documents entrent, du fait de leur contenu, dans le champ d’application des 3° ou 4° infra ;
2°. Délai de 25 ans à compter de la date du décès de l’intéressé :
Documents dont la communication porte atteinte au secret médical. Si la date du décès n’est pas connue, le délai est de cent vingt ans à compter de la date de naissance de la personne en cause ;
3°. Délai de 50 ans
Ce délai commence à courir à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier.
Il concerne :
a) Les documents dont la communication porte atteinte au secret de la défense nationale, aux intérêts fondamentaux de l’État dans la conduite de la politique extérieure, à la sûreté de l’État, à la sécurité publique ou à la protection de la vie privée, à l’exception des documents mentionnés aux 4° et 5° infra.
b) Les documents qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, ou qui font apparaître le comportement d’une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice.
c) Les documents relatifs à la construction, à l’équipement et au fonctionnement des ouvrages, bâtiments ou parties de bâtiment utilisés pour la détention des personnes ou recevant habituellement des personnes détenues.
Ce délai est alors décompté depuis la fin de l’affectation à ces usages des ouvrages, bâtiments ou parties de bâtiment en cause ;
4°. Délai de 75 ans
Ce délai court à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, ou un délai de 25 ans à compter de la date du décès de l’intéressé si ce dernier délai est plus bref. Cela concerne :
a) Les documents dont la communication porte atteinte au secret en matière de statistiques lorsque sont en cause des données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportements d’ordre privé ;
b) Les documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire ;
c) Les documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l’exécution des décisions de justice ;
d) Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels ;
e) Les registres de naissance et de mariage de l’état civil, à compter de leur clôture ;
Pour les documents de ce type qui se rapportent à une personne mineure, le délai est porté à 100 ans.
5°. Délai de 100 ans
Ce délai court à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, ou un délai de 25 ans à compter de la date du décès de l’intéressé si ce dernier délai est plus bref.
Cela concerne :
a) Les documents couverts ou ayant été couverts par le secret de la défense nationale dont la communication est de nature à porter atteinte à la sécurité de personnes nommément désignées ou facilement identifiables.
Toutefois, les archives publiques dont la communication est susceptible d’entraîner la diffusion d’informations permettant de concevoir, fabriquer, utiliser ou localiser des armes nucléaires, biologiques, chimiques ou toutes autres armes ayant des effets directs ou indirects de destruction d’un niveau analogue ne peuvent être consultées.
b) Les documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire, aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l’exécution des décisions de justice dont la communication porte atteinte à l’intimité de la vie sexuelle des personnes.
Possibilité de déroger à ces délais
L’autorisation de consultation de documents d’archives publiques avant l’expiration de ces délais peut être accordée aux personnes qui en font la demande dans la mesure où l’intérêt qui s’attache à la consultation de ces documents ne conduit pas à porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi a entendu protéger (6).
Sous réserve des dispositions concernant les minutes et répertoires des notaires (7), l’autorisation est accordée par l’administration des archives aux personnes qui en font la demande après accord de l’autorité dont émanent les documents.
Le temps de réponse à une demande de consultation ne peut excéder deux mois à compter de l’enregistrement de la demande.
L’administration des archives peut également, après accord de l’autorité dont émanent les documents, décider l’ouverture anticipée de fonds ou parties de fonds d’archives publiques.
Délais particuliers
1°. Documents des assemblées parlementaires en principe, délai de 25 ans (8).
2°. Conseil du Conseil constitutionnel
Les archives qui procèdent de l’activité du conseil constitutionnel peuvent être librement consultées à l’expiration d’un délai de 25 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier (9).
3°. Enquêtes à but statistiques contenant des renseignements individuels (10).
Les renseignements individuels figurant dans les questionnaires revêtus du visa prévu à l’article 2 et ayant trait à la vie personnelle et familiale et, d’une manière générale, aux faits et comportements d’ordre privé ne peuvent, sauf décision de l’administration des archives, prise après avis du comité du secret statistique et relative à une demande effectuée à des fins de statistique publique ou de recherche scientifique ou historique, faire l’objet d’aucune communication de la part du service dépositaire avant l’expiration d’un délai de 75 ans suivant la date de réalisation de l’enquête ou d’un délai de 25 ans à compter de la date du décès de l’intéressé, si ce dernier délai est plus bref.
Les renseignements individuels d’ordre économique ou financier figurant dans les questionnaires ne peuvent, sauf décision de l’administration des archives, prise après avis du comité du secret statistique, faire l’objet d’aucune communication de la part du service dépositaire avant l’expiration d’un délai de 25 ans suivant la date de réalisation du recensement ou de l’enquête.
Modalités d’accès aux archives
L’accès à ces archives s’exerce au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration :
a) Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas.
b) Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction.
c) Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique (11).
Toute administration détentrice d’archives publiques ou privées est tenue de motiver tout refus qu’elle oppose à une demande de communication de documents d’archives.
La communication des archives privées
Les services publics d’archives qui reçoivent des archives privées à titre de don, de legs, de cession ou de dépôt sont tenus de respecter les stipulations du donateur, de l’auteur du legs, du cédant ou du déposant quant à la conservation et à la communication de ces archives (12).
Des dispositions pénalement sanctionnées.
La loi augmente de façon sensible la répression du vol et de la détérioration d’archives. Cependant, il n’est pas certain que nos magistrats soient réellement sensibles à ce type de délits.
(1) Loi n° 2008-696, Jorf du 16 juillet 2008. L’essentiel de ces dispositions s’insère au code du patrimoine (Livre II, article 211-1 et suivants), mais les dispositions relatives au vol d’archives relèvent de l’article 311-4-2 code pénal, et celles relatives à la destruction, dégradation ou détérioration des articles 322-3-1 et 714-1 du code pénal.
(2) Ils relèvent des dispositions de l’ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires.
(3) Article L. 212-1 du code du patrimoine.
(4) Article L. 213-1 du code du patrimoine.
(5) Article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal. En cas de refus de communication d’une archives, il convient donc de saisir la commission d’accès aux documents administratifs.
(6) Article L. 213-3. du code du patrimoine.
(7) Article 23 de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat.
(8) Article 6 de l’ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires.
Chaque assemblée parlementaire est propriétaire de ses archives et responsable de leur conservation et de leur mise en valeur. Elle détermine les conditions dans lesquelles ses archives sont collectées, conservées, classées et communiquées.
(9) Article 58 de l’ordonnance n° 58-1067 du 7 novembre 1958 portant loi organique sur le Conseil constitutionnel.
(10) Article 6 de la loi n° 51-711 du 7 juin 1951 sur l’obligation, la coordination et le secret en matière de statistiques.
(11) Un décret en Conseil d’Etat déterminera les conditions dans lesquelles sont délivrés les expéditions et extraits authentiques de documents d’archives.
Il précisera notamment les conditions dans lesquelles donnent lieu à rémunération :
a) L’expédition ou l’extrait authentique des pièces conservées dans les services publics d’archives ;
b) La certification authentique des copies des plans conservés dans ces mêmes services, exécutées à la même échelle que les originaux à la diligence des intéressés ;
c) La certification authentique des photocopies et de toutes reproductions et fixations des documents conservés dans ces mêmes services.
(12) Article L. 213-6. du code du patrimoine.
Droit de reproduction à usage commercial et professionnel
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Droit de reprographie aux fins de vente, de location, de
publicité et de promotion réservés
(Loi du 3 janvier 1995)
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